Aké sú výhody elektronického obstarávania?

• Rýchlosť – elektronizovaná výmena dokumentov trvá sekundy, nie dni
• Presnosť – elektronizácia procesu eliminuje ľudské chyby pri prepise údajov.
• Úspora času zamestnancov- vďaka automatizácii majú menej manuálnej práce a dokážu ušetriť až 70% času pôvodne vynakladaného na obstarávanie
• Kontrola nad výdavkami a úspora prevádzkových nákladov- nepretržitý prehľad o aktuálnych cenách, plánovaných a realizovaných objednávkach ako aj reporty pomáhajú znížiť neopodstatnené výdavky o 20%, ako aj vyhnúť sa ad-hoc prirážkam
• Transparentnosť - Lepšia sledovateľnosť a kontrola toku dokumentov
• Úspora procesných nákladov - Just-in-time objednávanie znižuje potrebu vysokých skladových zásob, znižuje prestoje a zabraňuje chybám, čím sa prevádzkové náklady môžu znížiť až o 30%

Úspora času

Automatické schvaľovanie objednávok podľa nastavených limitov

• V prípade využívania elektronického katalógu je možné systémovo nastaviť schvaľovacie pravidlá podľa potreby – podľa hodnoty objednávky, kategórie tovaru alebo nákladového strediska.
• Objednávky v stanovených finančných limitoch môžu byť schválené automaticky bez zásahu manažéra, čím sa odbremeňuje vedenie od rutinných úloh.
• Pri objednávkach nad limit systém automaticky odošle žiadosť na schválenie nadriadenému a umožní mu potvrdiť alebo zamietnuť objednávku.
• Eliminujú sa oneskorenia a prestoje spôsobené čakaním na manuálne potvrdenie cez e-mail alebo papierové dokumenty.

Kde sa šetrí najviac času:

• 1. Zrýchlenie výberu požadovaného produktu vďaka vždy aktuálnemu portfóliu produktov a cien.
• 2. Automatické schválenie podľa pravidiel (napr. do určitej sumy alebo typ položky).
• 3. Zníženie množstva e-mailov a telefonátov medzi nákupcom, schvaľovateľom a účtovníkom.
• 4. Odstránenie duplicity údajov – informácie sa neprenášajú manuálne medzi systémami.
• 5. Včasné vybavenie objednávok – žiadne čakanie na „niekoho“, kto má schváliť nákup.

Nákupný cyklus sa skracuje z niekoľkých dní na hodiny, čo zvyšuje flexibilitu podniku a umožňuje rýchlejšie reagovať a držať nižší stav zásob pre potreby výroby alebo projektu.

Zníženie počtu zapojených pracovníkov

• V tradičnom nákupnom procese často participujú viacerí pracovníci: od žiadateľa, cez referenta nákupu, skladníka, účtovníčku až po nadriadeného. Každý krok znamená nielen čas, ale aj riziko chyby.
• E-procurement redukuje tento reťazec na minimum – objednávku zadáva iba poverená osoba a systém sa postará o ďalší tok vrátane automatického zapísania do ERP, zaslania dodávateľovi, spárovania a zaúčtovania faktúry.
• Dochádza tak k významnej úspore pracovného času viacerých ľudí naprieč oddeleniami.

Zamestnanci tak získajú viac času na hodnotnejšie úlohy, ako je analýza nákladov či rozvoj dodávateľských vzťahov, namiesto rutinného spracovania objednávok.

Transparentnosť a kontrola nad výdavkami

• Získate nepretržitý prehľad o aktuálnych cenách, plánovaných a realizovaných objednávkach, ako aj o čerpaní rozpočtov jednotlivých oddelení alebo projektov.
• Máte k dispozícii prehľadné reporty s rozdelením podľa nákladových centier, typov produktov alebo dodávateľov, čo uľahčuje plánovanie a audit.
• Každá objednávka je spätne dohľadateľná vrátane dátumu, ceny, schvaľovateľa a dodávky, čím sa zvyšuje firemná transparentnosť.
• Zníženie neopodstatnených výdavkov o 20%.
• Zníženie pomeru neriadených ad-hoc výdavkov k riadeným výdavkom až o 57%.

Riadenie rozpočtu sa stáva presnejším a firma dokáže rýchlo identifikovať úsporný potenciál alebo odhaliť neefektívne výdavky.

Úspora prevádzkových nákladov

• Prevádzkové náklady vznikajú najmä z časovo náročných procesov, administratívnych chýb, manuálneho zadávania objednávok a nákupu na poslednú chvíľu s ad-hoc prirážkami za urgentnú dopravu.
• Na základe skúseností zo skupiny Würth, môžu firmy pri objeme nákupu 1 milión EUR ušetriť až 70000 EUR na nepriamych nákladoch vďaka elektronizácii procesov.
• Eliminácia nákupu na poslednú chvíľu znižuje riziko ad-hoc prirážok až o 15%, pretože systém umožňuje objednávať v predstihu podľa reálnych potrieb.
• Nižšie náklady na logistiku, administratívu a eliminácia dodatočných poplatkov spojených s urgentnými objednávkami.

Zlepšenie riadenia zásob a dodávok

• Až 30% zníženie procesných nákladov
• Just-in-time objednávanie znižuje potrebu vysokých skladových zásob, ktoré viažu kapitál a zaberajú skladové priestory.
• Rýchle dodávky v kombinácii s automatizovaným dopĺňaním zaručujú, že výroba alebo stavba nebude zbytočne stáť kvôli nedostatku materiálu.

E-procurement pomáha optimalizovať zásoby, znížiť kapitál viazaný v skladových zásobách a byť lepšie pripravený na zákaznícke objednávky alebo výkyvy vo výrobe.

1. Vznik požiadavky (resp. dopytu)

• Jednoduché a priame vytvorenie objednávky vo vlastnom informačnom systéme
• Dodatočné zjednodušenie je možné použitím Würth skenera čiarových kódov
• Možnosť použiť aj vlastné skenovacie zariadenie

2. Nákup

• Okamžité vytvorenie objednávky vo vlastnom alebo externom systéme
• Automatizované schvaľovanie a objednávanie z vlastného systému
• Priama komunikácia s dodávateľom cez rozhranie

3. Príjem objednávky u dodávateľa

• Bezprostredné automatické prijatie a okamžité spracovanie objednávky dodávateľom
• Priame automatické potvrdenie objednávky cez rozhranie; žiadne papierovanie
• Najkratšie možné dodacie doby vďaka priamemu elektronickému prenosu informácií
• Zachovanie vašich vlastných produktových/ artiklových čísiel

4. Dodanie a príjem tovaru

• Priamy záznam údajov a kontrola vo vlastnom systéme, napr. prostredníctvom vášho skenovacieho zariadenia
• Priame automatizované prevzatie informácií u dodacieho listu do zákazníckeho systému
• Elektronický dodací list s jednotlivými pozíciami už v systéme; papier je priložený k tovaru

5. Fakturácia a úhrada

• Priame, automatizované účtovanie a spracovanie položiek vo vlastnom systéme
• Okamžitá kontrola faktúry vo vlastnom systéme prostredníctvom automatického porovnania cien, dodacieho listu a faktúry
• Na požiadanie okamžitý automatický prevodu dokumentov daňovému poradcovi
• Možnosť členenia faktúr podľa nákladových stredísk